Allgemeine Geschäftsbedingungen

Diese AGB gelten ausschließlich für Unternehmer und Angehörige freier Berufe im Gesundheitswesen (z. B. Ärztinnen und Ärzte, Hebammen, Psychologinnen und Psychologen, Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten) mit Sitz oder Niederlassung im Europäischen Wirtschaftsraum. Die Nutzung durch Verbraucher im Sinne des § 1 Abs. 1 Z. 2 KSchG ist nicht gestattet.

Noelia ist ein KI-gestütztes Werkzeug zur administrativen Dokumentationsunterstützung für Angehörige von Gesundheitsberufen. Der Dienst erfasst Sprachaufnahmen, transkribiert diese in Echtzeit und generiert strukturierte Dokumentenentwürfe (z. B. Arztbriefe, Befundberichte, Sitzungsprotokolle, Hebammenprotokolle).

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten Daten (u. a. AES-256-Verschlüsselung, TLS-Übertragung, ausschließliche Verarbeitung auf EU-Servern) sind im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) beschrieben.

Noelia ist ausdrücklich:

• kein Medizinprodukt im Sinne der Verordnung (EU) 2017/745 (EU MDR);
• kein System zur medizinischen Diagnose, Therapieempfehlung oder klinischen Entscheidungsunterstützung;
• kein dauerhaftes Ablagesystem für Patientendokumentation (kein System of Record);
• kein Ersatz für das fachliche Urteilsvermögen des Nutzers.

Alle generierten Outputs sind Entwürfe. Sie müssen vom Nutzer eigenverantwortlich geprüft, bearbeitet und freigegeben werden, bevor sie in ein Patienten- oder Klientenjournal übernommen werden.

Der Anbieter strebt eine hohe Verfügbarkeit an. Ein bestimmtes Verfügbarkeitsniveau wird nicht garantiert. Geplante Wartungen werden außerhalb der üblichen Geschäftszeiten (22:00–06:00 Uhr MEZ) durchgeführt und rechtzeitig angekündigt.

Der Anbieter behält sich vor, den Dienst laufend weiterzuentwickeln, sofern die Kernfunktionalität des gebuchten Plans nicht dauerhaft erheblich eingeschränkt wird. Beta-Funktionen werden ohne Gewähr bereitgestellt und können jederzeit geändert oder eingestellt werden.

Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde den Registrierungsprozess abschließt und diese AGB sowie den AVV durch aktives Anklicken („Click-through") bestätigt. Für juristische Personen erklärt die handelnde Person ihre Bevollmächtigung.

Neukunden erhalten nach Registrierung Zugang zu einer 14-tägigen Testphase mit vollem Funktionsumfang. Nach Ablauf wird der Zugang gesperrt. Eine automatische Umstellung auf ein kostenpflichtiges Abonnement findet nicht statt. Schließt der Kunde während der Testphase ein Abonnement ab, beginnt der erste Abrechnungszeitraum mit dem ursprünglichen Ablaufdatum der Testphase. Diese AGB gelten während der Testphase vollumfänglich, mit Ausnahme der Zahlungsbestimmungen gemäß § 8. Der Anbieter behält sich vor, Testkonten bei Verdacht auf missbräuchliche Nutzung zu sperren.

Der Anbieter räumt dem Kunden für die Vertragsdauer ein nicht-ausschließliches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht im Rahmen des gebuchten Abonnements und für interne Geschäftszwecke ein.

Jedes Konto ist personengebunden. Die Weitergabe von Zugangsdaten ist untersagt. Der Kunde ist verantwortlich für die Sicherheit aller Zugangsdaten, alle Aktivitäten unter seinen Konten sowie die umgehende Sperrung ausgeschiedener Mitarbeitender.

• Verwendung außerhalb des bestimmungsgemäßen Zwecks;
• Einsatz als autonomes klinisches Entscheidungssystem ohne eigenverantwortliche Prüfung durch den Nutzer;
• Nutzung in Echtzeit-Notfallsituationen, in denen keine menschliche Überprüfung der generierten Outputs vor deren Verwendung möglich ist;
• Dekompilierung oder Reverse Engineering des Dienstes;
• Einsatz automatisierter Zugriffsmittel (Bots, Scraper);
• Nutzung zur Entwicklung konkurrierender Produkte;
• Eingabe falscher oder irreführender Informationen;
• Account Sharing (gemeinsame Nutzung von Zugangsdaten).

Der Kunde ist allein verantwortlich für die eigenverantwortliche Prüfung aller Outputs, alle klinischen Entscheidungen und Handlungen sowie die Richtigkeit der in das Patienten- oder Klientenjournal übernommenen Dokumentation.

Der Kunde ist darüber hinaus selbst verantwortlich für die Einholung etwaiger Einwilligungen seiner Patienten oder Klienten für den Einsatz KI-gestützter Dokumentation, insbesondere im Hinblick auf die berufsrechtliche Verschwiegenheitspflicht (u. a. § 54 ÄrzteG, § 15 PThG, § 14 Psychologengesetz, Hebammengesetz).

Große Sprachmodelle können sachlich unrichtige Inhalte generieren (Halluzinationen). Der Anbieter ergreift Qualitätssicherungsmaßnahmen, kann jedoch die Fehlerfreiheit von Outputs nicht garantieren. Die Prüfpflicht des Nutzers gilt ausnahmslos.

Der Standard- und Pro-Plan beinhalten unlimitierte Konsultationen im Rahmen einer bestimmungsgemäßen Einzelnutzung. Als bestimmungsgemäß gilt die Nutzung durch eine einzelne natürliche Person im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit im Gesundheitswesen. Jede weitere Person benötigt eine eigene Lizenz. Die Fair Use Policy dient dem Schutz der Servicequalität für alle Nutzer.

Als Verstoß gegen die Fair Use Policy gilt insbesondere:

• automatisierter oder skriptgesteuerter Einsatz der Transkriptionsfunktion;
• Nutzungsvolumen, das deutlich und anhaltend über dem Umfang eines regulären Einzelnutzers liegt und auf missbräuchliche oder gewerbliche Weiternutzung hindeutet;
• Einsatz des Dienstes durch mehrere Personen über ein einzelnes Nutzerkonto (Account Sharing);
• Weiterveräußerung oder kommerzielle Weitergabe der Dienstleistung an Dritte.

Bei Verdacht auf einen Verstoß geht der Anbieter wie folgt vor:

• Benachrichtigung des Kunden per E-Mail mit Hinweis auf den festgestellten Verstoß;
• vorübergehende Sperrung des Kontos bis zur Klärung durch den Anbieter;
• Freigabe des Kontos nach manuellem Review durch den Anbieter, sofern kein Missbrauch festgestellt wird;
• bei wiederholtem oder schwerem Verstoß: außerordentliche Kündigung gemäß § 9.3.

Preise in Euro. Der Anbieter ist Kleinunternehmer im Sinne des § 6 Abs. 1 Z 27 UStG und stellt keine Umsatzsteuer in Rechnung. Kunden mit Sitz außerhalb Österreichs sind für die Einhaltung der in ihrem Land geltenden steuerrechtlichen Pflichten selbst verantwortlich.

Monatliche oder jährliche Abrechnung, jeweils im Voraus. Folgende Zahlungsarten stehen zur Verfügung:

• Kredit- oder Debitkarte (über Stripe; Kartendaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet, Noelia hat keinen Zugang dazu);
• SEPA-Lastschrift (über Stripe);
• Klarna (über Stripe);
• Rechnung (auf Anfrage ab Standard-Plan; Zahlungsziel 14 Tage ab Rechnungsdatum).

Scheitert eine Zahlung und wird dies nicht innerhalb von 14 Tagen behoben, ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zu sperren und das Abonnement zu beenden.

Preisänderungen werden mit mindestens 30 Tagen Vorlaufzeit per E-Mail mitgeteilt. Stimmt der Kunde nicht zu, kann er bis zum Inkrafttreten kündigen.

Geleistete Zahlungen werden grundsätzlich nicht zurückerstattet, sofern nicht gesetzlich vorgeschrieben. Bei jährlichen Abonnements besteht kein Anspruch auf anteilige Rückerstattung.

Das Abonnement verlängert sich automatisch um den gewählten Abrechnungszeitraum, sofern der Kunde nicht vor Ablauf der laufenden Periode kündigt.

Der Kunde kann sein Abonnement jederzeit über die Kontoeinstellungen in der Plattform kündigen oder ändern (Upgrade/Downgrade). Eine Kündigung bewirkt, dass keine weiteren Gebühren abgebucht werden; der Zugang bleibt bis zum Ende der bereits bezahlten Periode vollumfänglich aufrecht.

Ordentliche Kündigung mit 30 Tagen Frist zum Periodenende. Außerordentliche Kündigung ohne Einhaltung einer Frist insbesondere bei schwerwiegenden AGB-Verstößen, missbräuchlicher Nutzung oder anhaltendem Zahlungsverzug. Der Kunde wird in jedem Fall per E-Mail benachrichtigt.

Die Kündigung des Abonnements führt nicht automatisch zur sofortigen Löschung des Nutzerkontos, um dem Kunden den Zugriff auf bestehende Dokumentationen und Exporte bis zum Periodenende zu ermöglichen. Nach Ablauf der bezahlten Periode wird der Account deaktiviert; die Datenlöschung erfolgt gemäß den im AVV festgelegten Fristen.

Wünscht der Kunde eine vollständige und unwiderrufliche Löschung seines Accounts sowie aller damit verbundenen Daten vor Ablauf der Regelfristen, hat dies in Textform per E-Mail an info@noelia.at zu erfolgen. Der Anbieter löscht den Account nach Eingang der Anfrage zeitnah, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. § 132 BAO) entgegenstehen.

Mit Ablauf der bezahlten Periode erlischt das Nutzungsrecht. Der Kunde ist verantwortlich, relevante Daten rechtzeitig vor Vertragsende zu exportieren. Eine Wiederherstellung nach Löschung ist nicht möglich.

• Schäden aus der Verwendung von Outputs ohne vorherige eigenverantwortliche Prüfung;
• Schäden durch Systemausfälle außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters;
• Mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn oder Datenverlust;
• Schäden durch Nutzung entgegen diesen AGB.

Die Gesamthaftung ist, soweit gesetzlich zulässig, auf den Betrag der in den sechs (6) Monaten vor dem haftungsbegründenden Ereignis geleisteten Abonnementgebühren begrenzt.

Die Beschränkungen gelten nicht für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie für Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit des Anbieters.

Österreichisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und der Kollisionsnormen des internationalen Privatrechts.

Als Gerichtsstand wird der Sitz des Anbieters vereinbart. Zuständig ist das Landesgericht Korneuburg.

Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen unberührt.